Esta política describe cómo tratamos los datos personales de los usuarios de ficharconmovil.com y del servicio FicharConMovil, conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y a la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). Las cookies y etiquetas de medición se detallan en la Política de cookies.
1. Responsable del tratamiento
Razón social: Softnet Sistemas SL
CIF: B53330437
Domicilio social: Av. del Euro, nave 32, 03114 Alicante (España)
Correo electrónico: info@ficharconmovil.com
Teléfono: 965 916 165
2. Finalidades y base jurídica
- Atender tu consulta o solicitud (formulario de contacto, correo, teléfono). Base: medidas precontractuales a petición tuya (art. 6.1.b RGPD) y tu consentimiento al enviarnos la consulta (art. 6.1.a).
- Formulario de prueba gratuita de 14 días (/prueba-gratis/): usamos tu correo, nombre, empresa y, si lo indicas, teléfono para crear tu acceso de prueba y contactarte sobre ella. Por seguridad y para evitar solicitudes fraudulentas guardamos también la dirección IP, el navegador (agente de usuario) y, si llegas desde un anuncio, los parámetros de campaña (utm_* e identificador de clic). Base: medidas precontractuales (art. 6.1.b) e interés legítimo en prevenir el fraude (art. 6.1.f).
- Gestionar el alta y la relación contractual como cliente (cuenta, facturación, soporte). Base: ejecución del contrato (art. 6.1.b).
- Prestación del servicio de control de presencia: tratamos los datos de fichaje de los empleados de tu empresa (nombre, identificador, marcajes y, si se activa, ubicación) por cuenta de tu empresa, que es la responsable; nosotros somos encargados del tratamiento.
- Chat con Sia (asistente virtual): si escribes en el chat tratamos tus mensajes y los datos de contacto que nos dejes (nombre, correo, teléfono, empresa y lo que nos cuentes) para atender tu consulta y, si lo pides, contactarte. Base: tu consentimiento al enviarlos y las medidas precontractuales que solicitas (art. 6.1.a y 6.1.b). Detalle en el apartado 5.
- Comunicaciones comerciales sobre mejoras y novedades del servicio, solo si nos has dado tu consentimiento expreso (art. 6.1.a RGPD y art. 21 LSSI-CE).
- Plantilla gratuita de registro horario (/recursos/plantilla-registro-horario-excel-pdf/): usamos tu correo electrónico, tu dirección IP y las fechas de tu solicitud y de tu confirmación para enviarte el enlace de confirmación y el enlace de descarga del Excel y del PDF. Base: tu consentimiento (art. 6.1.a RGPD). Si además marcas la casilla opcional, te enviamos 3 correos cortos en las dos semanas siguientes con consejos de registro horario y novedades de FicharConMovil (art. 6.1.a RGPD y art. 21 LSSI-CE); para ello tu correo se da de alta en una lista de Mailrelay, que actúa como encargado del tratamiento del envío de esa lista. Responsable: Softnet Sistemas SL. Conservamos estos datos hasta que te des de baja o retires tu consentimiento. Puedes darte de baja con un clic en cualquiera de esos correos o escribiendo a info@ficharconmovil.com.
- Medición de visitas sin cookies (Umami): para saber cuántas personas visitan esta web, qué páginas leen y desde dónde llegan, usamos Umami, una herramienta de analítica que alojamos en nuestro propio servidor, situado en la Unión Europea. Umami no instala cookies ni guarda ningún identificador en tu navegador (solo lee, si existe, una marca de exclusión voluntaria). No almacenamos tu dirección IP: se utiliza en el momento de la visita únicamente para deducir una ubicación aproximada (país y región) y para generar un identificador de sesión mediante un cálculo irreversible (hash) que incluye una clave que cambia periódicamente, de modo que no podemos reconocerte de un periodo a otro ni entre nuestras distintas webs. Los datos que conservamos son agregados y técnicos (páginas vistas, página de origen, navegador, sistema operativo, tipo de dispositivo y ubicación aproximada); se conservan 25 meses y después se eliminan automáticamente. No se ceden a terceros ni se usan para publicidad. Base: nuestro interés legítimo en mejorar el sitio (art. 6.1.f RGPD). Puedes oponerte en cualquier momento escribiendo a info@ficharconmovil.com o activando la opción «No rastrear» de tu navegador, que respetamos. Como no usa cookies, esta medición no depende del aviso de cookies.
- Medición del uso de la web y de nuestras campañas (Google Analytics, Google Ads, Microsoft Clarity y LinkedIn Insight): solo si pulsas «Aceptar» en el aviso de cookies. Base: tu consentimiento (art. 6.1.a RGPD y art. 22.2 LSSI-CE), que puedes retirar en cualquier momento con «Configurar cookies» en el pie de cada página. Cada etiqueta, sus cookies, su duración y las transferencias están en la Política de cookies.
- Obligaciones legales (conservar documentación contable y fiscal). Base: art. 6.1.c RGPD.
3. Datos que tratamos
- Nombre y apellidos, correo electrónico, teléfono, nombre de la empresa y NIF.
- Datos de fichaje: identificador de empleado, hora y, si se activa, lugar de entrada y salida.
- Datos de facturación (dirección fiscal, forma de pago).
- Mensajes del chat con Sia y la ciudad aproximada que se deduce de tu dirección IP (apartado 5).
- Datos de navegación (dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, páginas visitadas) que recogen las etiquetas de medición, solo si las aceptas.
- Datos de la estadística sin cookies de Umami: páginas vistas, página de origen, navegador, sistema operativo, tipo de dispositivo y ubicación aproximada (sin tu dirección IP).
4. Plazo de conservación
- Consultas y chat sin contrato: hasta 1 año desde la última comunicación.
- Solicitudes de prueba que no pasan a contrato: hasta 1 año desde la solicitud.
- Datos del servicio contratado: durante la vigencia del contrato. Los registros de fichaje se conservan 4 años conforme a la normativa laboral (RDL 8/2019).
- Documentación fiscal y contable: hasta 10 años según la legislación mercantil y tributaria.
- Comunicaciones comerciales: hasta que retires tu consentimiento.
- Estadísticas sin cookies (Umami): 25 meses y después se eliminan automáticamente.
- Datos de medición: los que figuran en la Política de cookies (Google Analytics, como máximo 14 meses).
5. Chat con Sia: qué hace con tus datos y quién interviene
Sia es el asistente virtual del grupo Softnet. Se carga desde aiprocessia.com (otra web de Softnet Sistemas SL, mismo responsable), no instala cookies ni guarda datos propios en tu navegador y solo envía algo cuando escribes un mensaje. Cuando lo haces:
- Tu mensaje llega al servicio de Sia, alojado en el servidor del grupo (Easypanel, en un VPS de Hostinger).
- Para buscar la información adecuada, una representación numérica de tu consulta se envía a Google (API de Gemini); para redactar la respuesta, tu mensaje y el contexto se envían a Anthropic (modelo Claude, Anthropic, PBC, EE. UU.). Ambos actúan como encargados del tratamiento y pueden tratar datos fuera de la Unión Europea con las garantías legales (cláusulas contractuales tipo o Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.).
- Tu dirección IP se usa en la memoria del servicio para limitar abusos (máximo de mensajes por tiempo) y se envía a ipwho.is para estimar tu ciudad y adaptar la respuesta (el resultado se guarda 24 horas en memoria); no se guarda junto a tus datos de contacto.
- Si nos dejas tus datos de contacto, se envía un aviso por correo a nuestro buzón (a través de nuestro servidor de correo smtp.softnet.es) y se conserva una copia en el servidor del grupo para no perder el contacto.
- No se toman decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre ti ni se te hacen perfiles.
6. Destinatarios y transferencias internacionales
No cedemos tus datos salvo a proveedores que actúan como encargados del tratamiento bajo contrato —hosting (Hostinger), correo, pasarela de pago, herramientas de soporte, los proveedores de Sia del apartado 5 y, solo si aceptas las cookies, Google, Microsoft y LinkedIn— y cuando lo exija la ley (por ejemplo, la Inspección de Trabajo). Algunos están fuera del Espacio Económico Europeo; en ese caso exigimos garantías adecuadas (cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea o el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.).
Además, para mostrar la página se descargan recursos de terceros necesarios: tipografías de Google Fonts (Google) e iconos de cdnjs (Cloudflare). Al pedirlos, esos servidores reciben tu dirección IP.
7. Tus derechos
- Acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición (incluida la oposición al tratamiento basado en interés legítimo).
- Retirar tu consentimiento en cualquier momento sin efectos retroactivos (para las cookies, con «Configurar cookies» en el pie de la página).
Para ejercerlos escribe a info@ficharconmovil.com indicando el derecho y adjuntando copia de tu DNI u otro documento identificativo. Si crees que el tratamiento no cumple la normativa, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
8. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger tus datos frente al acceso no autorizado, la alteración, la divulgación o la destrucción. La comunicación con nuestro servidor se cifra con SSL/TLS. Ningún sistema de transmisión por internet es completamente seguro.
9. Cookies
Esta web solo instala cookies de medición y publicidad si las aceptas. Mientras no lo hagas, no se carga ninguna etiqueta de Google, Microsoft ni LinkedIn. La estadística de visitas sin cookies de Umami (apartado 2) no instala cookies y no depende de este aviso. El detalle, con cada etiqueta, está en la Política de cookies.
10. Modificaciones
Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en nuestra práctica o en la normativa. Cuando lo hagamos, cambiaremos la fecha de «última actualización». Si incorporamos nuevas herramientas de medición volveremos a pedir tu consentimiento antes de instalar cualquier cookie no esencial.
11. Contacto